Aanstellingsbeleid & vrijwilligersrichtlijn

Versie: 2025.1
Datum: 3-8-2025
Vastgesteld door: Bestuur Dolfijn Volleybalclub

1. Inleiding

Dolfijn Volleybalclub is een sportvereniging waar betrokkenheid, veiligheid en plezier centraal staan. Vrijwilligers, trainers en bestuursleden dragen hier actief aan bij. Dit document beschrijft hoe de club omgaat met de werving, aanstelling, begeleiding en beloning van deze vrijwilligers.

2. Rollen binnen de club

De club werkt met verschillende typen vrijwilligers, waaronder:

  • Trainers en hulptrainers
  • Communicatie- en organisatievrijwilligers
  • Vertrouwenspersonen (op termijn)
  • Bestuursleden met uitvoerende taken

Er is één hoofdtrainer actief (de oprichter), mogelijk ondersteund door 2-3 hulptrainers.

De voorzitter is binnen het bestuur verantwoordelijk voor het aanstellen, begeleiden en evalueren van vrijwilligers.

3. Werving en aanstelling

  • Vrijwilligers worden geworven via bestaande netwerken en persoonlijke benadering.
  • Bij structurele inzet volgt altijd een kennismaking en beoordeling door het bestuur.
  • Vrijwilligers met structureel jeugdcontact (zoals trainers of begeleiders) moeten:
    • Een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) overleggen
    • De gedragscode van Dolfijn ondertekenen
    • Instemmen met het sociaal veiligheidsprotocol

Bij incidentele inzet (zoals een ouder die eenmalig helpt) is geen VOG nodig.

4. Verantwoordelijkheden en werkwijze

  • Vrijwilligers handelen volgens de visie van de hoofdtrainer en het bestuur.
  • Trainers werken volgens de methodiek en trainingsopbouw zoals aangeleverd door de hoofdtrainer.
  • Alle vrijwilligers respecteren de gedragscode, met nadruk op:
    • Veilige omgang met jeugdleden
    • Geen privécontact zonder ouderlijke toestemming
    • Geen alleen zijn met jeugd in afgesloten ruimtes

5. Vergoeding

a. Vrijwilligersvergoeding

  • Dolfijn Volleybalclub kan vrijwilligers een vergoeding geven voor hun inzet, afhankelijk van de financiële situatie van de vereniging.
  • Deze vrijwilligersvergoeding is bedoeld als waardering én ter gedeeltelijke dekking van gemaakte structurele onkosten, waaronder reiskosten van en naar trainingen of evenementen.
  • De vergoeding blijft binnen de wettelijke kaders voor belastingvrije vrijwilligersvergoedingen (maximaal €2100 per jaar per persoon).
  • Op dit moment wordt deze vergoeding alleen verstrekt bij voldoende middelen.

b. Geen declaratie van reiskosten

  • Reiskosten worden niet afzonderlijk gedeclareerd en zijn inbegrepen in de eventuele vrijwilligersvergoeding.
  • Dit voorkomt administratieve lasten en houdt de boekhouding overzichtelijk.

c. Declaratie van andere onkosten

  • Vrijwilligers kunnen wél andere noodzakelijke kosten declareren, mits:
    • deze vooraf zijn afgestemd met het bestuur;
    • het om aantoonbare kosten gaat ten behoeve van de vereniging (zoals printkosten, klein promotiemateriaal of een zakelijk overleg);
    • er een bewijsstuk wordt overlegd (zoals een bon of factuur).
  • Declaraties worden schriftelijk ingediend (digitaal of op papier) bij het bestuur en alleen vergoed als er voldoende budget beschikbaar is.

d. Beheer en controle

  • De penningmeester houdt toezicht op de uitbetaling van vrijwilligersvergoedingen en onkosten.
  • Het bestuur kan een declaratie weigeren als deze niet vooraf is goedgekeurd of niet in lijn is met dit beleid.

e. Uitgangspunten voor verdeling van vrijwilligersvergoeding

  • Vrijwilligersvergoedingen worden uitsluitend uitgekeerd indien de vereniging aan het eind van het boekjaar een positief exploitatiesaldo heeft.
  • De volgorde van prioritering is als volgt:
    1. De oprichter en de penningmeester ontvangen in de eerste twee seizoenen bij voorkeur de maximale vrijwilligersvergoeding, als waardering voor hun intensieve inzet bij de oprichting en opstartfase van de vereniging.
    2. Daarna komt de hoofdtrainer in aanmerking voor (gedeeltelijke) vergoeding.
    3. Als er vervolgens budget resteert, wordt dit verdeeld onder andere actieve vrijwilligers.
  • Indien de trainer of bestuursleden vrijwillig afzien van (maximale) vergoeding, kan dit bedrag worden herverdeeld onder andere vrijwilligers.
  • De verdeling wordt jaarlijks geëvalueerd door het bestuur en vastgesteld bij het opstellen van de jaarrekening.
  • Het bestuur informeert de leden over de uitgekeerde vrijwilligersvergoedingen in de jaarlijkse ALV.

f. Gebruik van privé-eigendommen of bruikleenmateriaal

Indien de hoofdtrainer (of een ander bestuurslid of vrijwilliger) structureel materialen in bruikleen beschikbaar stelt aan de vereniging vanuit privébezit of een eigen onderneming, kan het bestuur besluiten om hiervoor een redelijke vergoeding vast te stellen, mits:

  • De vereniging over voldoende financiële middelen beschikt;
  • Er vooraf overleg is geweest met het bestuur;
  • De vergoeding gescheiden wordt verantwoord van de vrijwilligersvergoeding;
  • De vergoeding marktconform en proportioneel is;
  • Het bestuur de leden hierover informeert in de jaarlijkse ALV.

6. Scholing en ontwikkeling

  • Scholing is niet verplicht, maar trainers worden aangemoedigd zich te ontwikkelen.
  • De hoofdtrainer kan interne instructies, methodiekmateriaal en trainingsondersteuning aanbieden.
  • Er is geen formeel scholingsbeleid, maar de club staat open voor bijscholing op aanvraag.

7. Beëindiging of schorsing

  • De samenwerking met een vrijwilliger kan worden beëindigd bij:
    • het niet nakomen van afspraken,
    • grensoverschrijdend gedrag,
    • of verlies van vertrouwen.
  • In ernstige gevallen kan het bestuur direct overgaan tot schorsing of definitieve beëindiging.
  • De vrijwilliger wordt hierover altijd mondeling geïnformeerd, met een schriftelijke bevestiging indien nodig.

8. Klachten en meldingen

  • Zorgen of klachten over het gedrag van een vrijwilliger/trainer kunnen worden gemeld bij het bestuur via info@dolfijn-volleybalclub.nl.
  • De club streeft naar het aanstellen van een onafhankelijke vertrouwenspersoon in de toekomst.
  • Alle meldingen worden zorgvuldig en discreet behandeld.

9. Tot slot

Dit beleid is een levend document en wordt jaarlijks geëvalueerd door het bestuur. Wij geloven in duidelijke afspraken, wederzijds vertrouwen en een positieve sportomgeving voor iedereen.


Vastgesteld door het bestuur op 3-8-2025