Huishoudelijk reglement - Dolfijn Volleybalclub

Versie: 2025.1
Datum: 3-8-2025
Vastgesteld door: Bestuur Dolfijn Volleybalclub

Voorwoord

Dit Huishoudelijk Reglement bevat de nadere regels voor de organisatie, het lidmaatschap en het verenigingsleven binnen Dolfijn Volleybalclub.
Het reglement is opgesteld ter uitvoering van artikel 26 van de statuten en vormt een aanvulling op de daarin opgenomen bepalingen.

Het doel van dit reglement is:

het vastleggen van praktische afspraken en gedragsregels voor leden, vrijwilligers en bestuur;
het waarborgen van een veilige, transparante en zorgvuldige verenigingscultuur;
het verduidelijken van rechten en plichten die voortvloeien uit het lidmaatschap.

Waar dit reglement niet in voorziet, beslist het bestuur overeenkomstig artikel 27 lid 5 van de statuten. Bij strijd tussen dit reglement en de statuten, gelden de statuten.

Artikel 1 – Doel en identiteit

De vereniging stelt zich ten doel het doen beoefenen en bevorderen van de (beach)volleybalsport in al haar verschijningsvormen, ter positieve bijdrage aan de lichamelijke, sociale en mentale ontwikkeling van jeugd en volwassenen.
De vereniging richt zich op toegankelijkheid, veiligheid en kwaliteit van begeleiding. Zij werkt samen met onderwijsinstellingen, sportbonden (waaronder de Nevobo), overheden en maatschappelijke organisaties.

Artikel 2 – Lidmaatschap

Leden zijn natuurlijke personen die door het bestuur zijn toegelaten.
Alleen wie ook lid is van de Nederlandse Volleybalbond (Nevobo) kan lid zijn van de vereniging.
Leden kunnen actief zijn (sporters) of ondersteunend (vrijwilligers, bestuursleden).
Door lid te worden onderschrijft men de doelstelling, gedragscode en statuten van de vereniging.
Het lidmaatschap van Dolfijn Volleybalclub geldt per sportseizoen (1 september t/m 31 augustus) en wordt niet automatisch verlengd.
Leden dienen zich voor ieder nieuw seizoen opnieuw online in te schrijven en daarbij de eerste betaling te voldoen.
Wie zich niet opnieuw inschrijft, wordt geacht het lidmaatschap te beëindigen aan het einde van het lopende seizoen. Opzegging kan tot uiterlijk vier weken voor aanvang van het nieuwe seizoen, schriftelijk of per e-mail aan het bestuur.
Ieder lid wordt geacht dit reglement en de gedragsregels te kennen en na te leven.

Artikel 3 – Nalevingsplicht

Ieder lid, vrijwilliger, trainer, coach, bestuurder en overige betrokkene binnen Dolfijn Volleybalclub wordt geacht kennis te hebben genomen van:
1. dit huishoudelijk reglement;
2. de gedragscode en overige beleidsdocumenten die op de vereniging van toepassing zijn.
Door toetreding tot de vereniging verklaart ieder lid zich te houden aan deze regels en aan besluiten van het bestuur en de algemene ledenvergadering.
Overtreding van deze regels kan leiden tot maatregelen of sancties overeenkomstig artikel 4 van dit reglement en de artikelen 9 en 10 van de statuten.

Artikel 4 – Toelating en beëindiging

Het bestuur beslist over toelating van leden.
Bij herhaald ongewenst gedrag, ernstige misdragingen of niet-nakoming van verplichtingen kan het bestuur een lid schorsen of uitsluiten, met inachtneming van hoor en wederhoor.
Het bestuur handelt conform de bepalingen van de statuten inzake schorsing, ontzetting en beroep (statuten: artikelen 9 en 10).

Artikel 5 – Sancties en beëindiging van samenwerking

De vereniging kan maatregelen treffen bij overtreding van afspraken, onveilig of grensoverschrijdend gedrag, of bij een vertrouwensbreuk.
Maatregelen kunnen bestaan uit: waarschuwing, tijdelijke schorsing, of beëindiging van de samenwerking/lidmaatschap.
Bij de beoordeling past het bestuur hoor en wederhoor toe.
De sanctieprocedure en de daarbij te volgen stappen worden nader geregeld in dit reglement.
Indien het een tuchtzaak betreft die onder de bond valt, wordt gehandeld conform de tuchtreglementen van de bond.

Artikel 6 – Contributie en betaling

De algemene ledenvergadering stelt jaarlijks, op voorstel van het bestuur, de contributie vast.
Betaling verloopt via iDEAL of automatische incasso. Bij betalingsachterstand kan deelname aan activiteiten worden opgeschort.
Het bestuur kan in bijzondere gevallen een betalingsregeling of tijdelijke ontheffing verlenen.
Voor alle betalingsvoorwaarden gelden de bepalingen in de algemene voorwaarden van de vereniging.

Artikel 7 – Vrijwilligers en vergoedingen

Vrijwillige inzet van leden en ouders wordt gestimuleerd.
Voor functies met structureel contact met jeugdleden wordt een VOG gevraagd.
Vrijwilligers kunnen een vergoeding ontvangen binnen de fiscale vrijwilligersnorm.
Aanmelding en registratie verlopen via het bestuur.

Artikel 8 – Gedrag, omgang en sociale veiligheid

Iedereen binnen Dolfijn Volleybalclub draagt actief bij aan een veilige en respectvolle sportomgeving.
Er geldt een nultolerantie voor pesten, intimidatie, grensoverschrijdend gedrag en discriminatie.
De gedragscode is gebaseerd op de Gedragscode Sport van NOC*NSF en maakt integraal onderdeel uit van dit reglement.

Meldprocedure

Meldingen van grensoverschrijdend gedrag of integriteitskwesties worden vertrouwelijk behandeld.
Het bestuur kan passende maatregelen treffen, waaronder schorsing of melding bij de Nevobo of externe instanties.

Artikel 9 – Vertrouwenscontactpersoon (VCP)

De vereniging streeft naar een sociaal veilige sportomgeving en conformeert zich aan het beleid van de Nevobo.
Het bestuur benoemt, zodra mogelijk, een onafhankelijke vertrouwenscontactpersoon (VCP).
De VCP is aanspreekpunt voor leden, ouders, vrijwilligers en trainers bij vragen of vermoedens van ongewenst gedrag.
De VCP behandelt meldingen vertrouwelijk en kan doorverwijzen naar Nevobo-vertrouwenspersonen of andere instanties.
De VCP maakt geen deel uit van het bestuur maar onderhoudt contact over preventief beleid.
Indien tijdelijk geen VCP actief is, kunnen leden zich wenden tot het bestuur of rechtstreeks tot het Centrum Veilige Sport Nederland of de Nevobo.

Artikel 10 – Contributie en projectgelden (nieuw: projecten en fondsenwerving)

De vereniging kan fondsenwervende acties organiseren ten behoeve van sportontwikkeling, maatschappelijke projecten of internationale samenwerking.
Acties met een specifiek bestedingsdoel worden vooraf vastgesteld door het bestuur middels een bestuursbesluit.
De opbrengsten worden beheerd binnen de verenigingsadministratie onder een aparte projectpost.
Besteding van deze gelden mag uitsluitend plaatsvinden voor het afgesproken doel en wordt financieel verantwoord aan het bestuur.
Sponsoring of samenwerking met derden is toegestaan mits transparant vastgelegd in een bestuursbesluit.
Vrijwilligers die projectgelden contant beheren leggen verantwoording af middels bonnetjes, uitgavenoverzichten en een eindrapportage.

Artikel 11 – Trainingsgroepen en leeftijden

Het bestuur stelt jaarlijks de indeling van trainingsgroepen vast, rekening houdend met aantal leden, trainers en capaciteit.
Richtlijnen:
- Mini’s en D-jeugd: t/m 11 jaar
- C-, B- en A-jeugd: 12 t/m 17 jaar
- Volwassenen: recreatief en competitief
De duur van trainingen en zaalindeling wordt afgestemd op groepsgrootte en trainingsdoelen.
Het bestuur kan besluiten groepen samen te voegen of uit te breiden; besluiten worden vastgelegd in de bestuursnotulen.

Artikel 12 – Inzet hulptrainers

Bij trainingsgroepen met circa 15 of meer jeugdleden wordt waar mogelijk een hulptrainer ingezet ter ondersteuning van de hoofdtrainer.
Hulptrainers vallen onder verantwoordelijkheid van de hoofdtrainer en het bestuur.
De vereniging stimuleert jeugdleden om ervaring op te doen en voorziet in begeleiding en waardering.

Artikel 13 – Verenigingsactiviteiten

De vereniging organiseert jaarlijks sportieve en sociale activiteiten ter bevordering van betrokkenheid en teamspirit.
Het bestuur stelt jaarlijks een activiteitenkalender vast.
Uitvoering vindt plaats onder verantwoordelijkheid van het bestuur, eventueel ondersteund door vrijwilligers of de Operationeel Coördinator.

Artikel 14 – Wedstrijdtas en wasregeling

Bij elke competitiewedstrijd wordt gebruikgemaakt van een wedstrijdtas met wedstrijdbal en eventueel teamkleding.
Na afloop van de wedstrijd wordt de tas door een ouder meegenomen voor het wassen van de kleding.
De tas rouleert gedurende het seizoen; de Operationeel Coördinator bewaakt het schema en de overdracht.

Artikel 15 – Algemene ledenvergadering (ALV)

De ALV wordt ten minste één keer per jaar gehouden; uitnodiging minimaal 7 dagen vooraf.
Stemrecht hebben alle leden; minderjarigen worden vertegenwoordigd door een ouder of wettelijke vertegenwoordiger.
Elektronisch stemmen is toegestaan conform artikel 20 van de statuten.
De ALV stelt onder meer contributie, beleid en bestuursamenstelling vast.

Artikel 16 – Bestuur

Het bestuur bestaat uit ten minste twee meerderjarige personen: voorzitter, penningmeester en/of secretaris.
Bestuursleden worden benoemd door de ALV voor een termijn van maximaal drie jaar en zijn herkiesbaar.

Het bestuur vertegenwoordigt de vereniging volgens artikel 16 van de statuten.
Bij uitgaven boven €500,- is vooraf akkoord van een tweede bestuurslid vereist.
Het bestuur legt jaarlijks verantwoording af aan de ALV.

Artikel 17 – Rol van de oprichter

De oprichter wordt gezien als inhoudelijk grondlegger van de vereniging.
Zijn advies kan worden gevraagd bij beleidswijzigingen of statutenaanpassing, maar dit heeft geen formele beslissingsbevoegdheid.

Artikel 18 – Materiaal en eigendom

De vereniging gebruikt materialen in bruikleen van derden (zoals Dolfijn Beachvolleybal).
Deze blijven eigendom van de verstrekker.
Leden en trainers gebruiken het materiaal zorgvuldig en melden schade of verlies.

Artikel 19 – Donaties en sponsoring

De vereniging kan donaties of sponsoring ontvangen mits in lijn met haar doelstellingen.
Sponsoring mag de onafhankelijkheid of pedagogische veiligheid niet beïnvloeden.
Het bestuur besluit over aanvaarding van sponsorvoorstellen.

Artikel 20 – Aansprakelijkheid

De vereniging is niet aansprakelijk voor verlies, diefstal of beschadiging van persoonlijke eigendommen van leden of derden tijdens trainingen, wedstrijden of andere activiteiten.
Leden, vrijwilligers, trainers en andere betrokkenen zijn persoonlijk aansprakelijk voor door hen veroorzaakte schade aan eigendommen van de vereniging of van derden, tenzij sprake is van normale slijtage of een ongeval dat niet aan hen kan worden toegerekend.
Indien de vereniging door handelen of nalaten van een lid schade lijdt of boetes opgelegd krijgt (bijvoorbeeld door de bond of verhuurder), kan het bestuur deze schade verhalen op het betrokken lid of team.
De vereniging sluit waar mogelijk passende verzekeringen af, waaronder een aansprakelijkheidsverzekering voor vrijwilligers en bestuursleden.

Artikel 21 – Onvoorziene situaties

In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het bestuur met inachtneming van de geest van dit reglement en de statuten.

Artikel 22 – Statuten

De vereniging wordt geregeerd door de statuten van Dolfijn Volleybalclub, zoals vastgesteld bij notariële akte d.d. 26 augustus 2025. De statuten zijn voor alle leden ter inzage op verzoek kosteloos verkrijgbaar bij het bestuur.
Bij strijd tussen de statuten en dit reglement prevaleren de statuten.

Artikel 23 – Verwijzing naar externe documenten

Op alle leden, vrijwilligers, trainers, coaches en bestuurders zijn de volgende beleidsdocumenten van toepassing:
– Gedragscode Dolfijn Volleybalclub
– Privacyverklaring & Mediabeleid
– Vrijwilligersvoorwaarden
– VOG-beleid
– Protocol Sociale Veiligheid
Deze documenten worden door het bestuur vastgesteld en gepubliceerd op de website van de vereniging of zijn verkrijgbaar via het bestuur.
De algemene vergadering wordt bij wijzigingen geïnformeerd.
De documenten maken geen integraal onderdeel uit van dit reglement, maar worden geacht hierop aan te sluiten en te gelden als bindende regels binnen de vereniging.

De vereniging conformeert zich aan de gedragscode sport van NOC*NSF en aan het beleid van de Nevobo.

Artikel 24 – Wijziging van het huishoudelijk reglement

De meest recente versie van het reglement wordt gepubliceerd op de website van de vereniging en is op verzoek kosteloos verkrijgbaar bij het bestuur.
Wijziging van dit reglement kan plaatsvinden bij besluit van de algemene ledenvergadering, op voorstel van het bestuur of ten minste één tiende (1/10) van de stemgerechtigde leden.
Een voorstel tot wijziging wordt ten minste zeven (7) dagen voor de vergadering schriftelijk of per e-mail aan de leden toegezonden, met vermelding van de voorgestelde wijzigingen.
Een besluit tot wijziging wordt genomen met gewone meerderheid van stemmen, tenzij de statuten anders bepalen.
Het gewijzigde reglement treedt in werking op de dag volgend op de vaststelling, tenzij in het besluit anders is bepaald..